Tietosuojaseloste

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN KUVAUS – SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

Pidämme tietosuojaasi erittäin tärkeänä, ja haluamme olla avoimia ja läpinäkyviä henkilötietojesi käsittelyssä. Sen vuoksi olemme määritelleet toimintatavat, joiden mukaisesti henkilötietojasi käsitellään ja suojataan.

Huolehdimme siitä, että EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa meillä tehtävissä henkilötietojen käsittelyn vaiheissa.

Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on mm.

• käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
• käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
• kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
• kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
• päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
• säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja vain silloin, kun sille on tarve palvelutehtävämme tuottamiseksi. Kuhunkin palveluun liittyen voimme kertoa tarkemmin juuri tätä palvelua koskevista yksityiskohdista.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on useimmiten henkilön oma suostumus, jolloin henkilö on luovuttanut itse tietonsa meille. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn hankitaan kulloinkin asianmukaista menetelmää käyttäen. Tämä voi tapahtua esimerkiksi rastittamalla erikseen suostumusta osoittava ruutu, tekemällä valinta Palvelun tai verkkosivuston teknisissä asetuksissa taikka muulla suostumuksen yksiselitteisesti ilmaisevalla ilmoituksella tai toiminnalla. Suostumuksen epääminen saattaa vaikuttaa kyseessä olevan palvelun tarjoamiseen. Käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös osapuolten välinen sopimus taikka ACTPRO:n oikeutettu etu, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen.

Tietojen saaminen, luovutus ja säilytys

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään esimerkiksi palveluihin ilmoittautumisien, varauksien tai käytön yhteydessä. Henkilötietoja voidaan saada käsiteltäväksi myös yhteydenotto- tai tukipyynnöistä.

ACTPRO ei kuitenkaan luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille heidän omia tarkoituksiaan varten. Emme myöskään koskaan välitä, myy tai vaihda tietoja markkinointitarkoituksiin. Voimme kuitenkin ulkoistaa omaa henkilötietojen käsittelyä kolmansien osapuolien toteuttamiseksi palvelutehtävämme toteuttamiseksi. Näitä kolmansia osapuolia eli alikäsittelijöitä voivat olla esimerkiksi Palveluihin liittyvien sovellusten ja järjestelmien palveluntarjoajat tai vaikkapa valmennustehtävää suorittava asiantuntija. Edellytämme sopimuksin, että kyseiset palveluntarjoajat toimivat soveltuvan lainsäädännön mukaisesti ja tämän tietosuojaselosteen edellyttämällä tavalla.

Ainoastaan henkilöstöllä, jolla on tarve käsitellä tietoja, on pääsy tietoihin. Huolehdimme myös aina käytössämme olevien tietokoneiden virustorjunnasta ja palomuureista. Tietovarastot, joihin tieto on tallennettu, ovat vahvasti salasanasuojattuja ja niitä säilytetään tietoturvallisesti. Tiedot ovat varmennettuina järjestelmiin, joihin on pääsy ainoastaan salasanasuojattujen sovellusten kautta. Palvelimet, joissa tietovarastot ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat ovat lukituissa ja turvallisissa tiloissa, joihin pääsy on valvottu. Järjestelmät ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat EU:n tai Euroopan talousalueen alueella ja tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ACTPRO:n toimesta.

Tietoja voidaan luovuttaa asianmukaisille viranomaisille, mikäli tämä on välttämätöntä soveltuvan lain tai määräyksen noudattamiseksi.

Välttämättömiä ja tarpeen mukaisia tietoja, kuten IP-osoitteita, laitetietoja, evästeitä, käyttäjätunnuksia, klikkauksia ja muita vastaavia tietoja verkkopalveluiden käytöstä tai käyttöä tukemaan voidaan lisäksi tallentaa palveluiden toimivuuden ja suorituskyvyn mahdollistamiseksi, tutkimiseksi ja kehittämiseksi, luvattoman käytön estämiseksi, sekä osapuolten oikeutettujen etujen turvaamiseksi esimerkiksi mahdollisten tietoturvaongelmien tutkimista varten.

Tarkastus-, korjaus-, kielto- ja poisto-oikeus

Jokaisella on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Jos tiedoissa on virheitä, voit esittää meille pyynnön virheen korjaamiseksi tai muutoin muuttaa suostumustasi tietojesi käsittelystä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyynnöt osoitetaan ACTPRO asiakaspalvelulle.

Rekisterinpitäjä ja yhteys rekisteriä koskevissa asioissa

Mikäli muuta tietyn palvelumme osalta ei ole nimenomaisesti mainittu, on vastuullinen henkilötietojen käsittelijä sekä valvoja, eli Rekisterinpitäjä ActPro Oy.

ACTPRO Asiakaspalvelu (Aleksanterinkatu 17, 00100 Helsinki, Finland) on vastuussa henkilötiedoistasi sovellettavan tietosuojalain mukaisesti. Jos mielestäsi käsittelemme henkilötietojasi väärin, voit ottaa meihin yhteyttä. Yhteystiedot ja yhteystietolomake löytyvät myös verkkosivuiltamme www.actpro.fi.

YKSILÖVALMENNUSTEN SÄHKÖINEN VARAUSJÄRJESTELMÄ JA ILMOITTAUTUMISLOMAKKEET

• Rekisterissä säilytetään Asiakkaiden/valmennettavien/osallistujien tietoja, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, sekä ajanvaraus/ilmoittautumishistoria ja tulevat varaukset.
• Rekisteri voi sisältää myös mahdollisia varauksen yhteydessä kirjattuja kommentteja tai toiveita. Rekisteriin ei koskaan kirjata asiakkaan terveydentilaa tai muita arkaluonteiseksi luokiteltavia asioita.

• Rekisterin tietoja käytetään palvelun tuottamiseksi varaajalle sekä palveluiden käyttöön liittyvien asiakassuhteiden hoitoon.
• Sähköisen ajanvarauksen ja lomakejärjestelmän palveluntuottajat huolehtivat talletettujen tietojen turvallisesta säilyttämisestä. Rekisterien käyttö on suojattu salasanoin ja tietoliikenne rekisteriin muodostetaan aina salatun yhteyden yli (SSL). Myös tietojen lähettäminen tietojen lähetyksen yhteydessä tehdään salatun yhteyden (SSL) ylitse.
  Palvelun tarjoavat palvelimet sekä niihin liittyvät varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa ja vartioidussa tiloissa Suomessa ja Saksassa. Lisäksi sähköpostivahvistuksiin liittyviä tietoja voidaan käsitellä Saksassa, Belgiassa, Ranskassa ja Irlannissa.
• Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan. Jos asiakkaalla ei ole uusia varauksia, eikä hänen tietojaan ole muokattu rekisterissä 24 kuukauteen, tiedot poistetaan järjestelmistä ilman eri pyyntöä.

FIRSTBEAT LIFE

• Firstbeat Life -palvelut ACTPRO:lle ja sen asiakkaille sekä valmennettaville tuottaa Firstbeat Technologies Oy (Y-tunnus 1782772-5), joka on aina Firstbeat Life -palveluiden vastuullinen henkilötietojen käsittelijä sekä valvoja, eli Rekisterinpitäjä.
• Firstbeat Life Palvelua käyttävän henkilön tulee tutustua Firstbeatin tietojenkäsittelyyn liittyvään dokumentaatioon ja hyväksyä Firstbeat Life -palvelun tietojenkäsittelyn periaatteet palvelun käytön yhteydessä. Nämä löytyvät myös palveluun rekisteröinnin ja sen käytön yhteydessä Firstbeat Life -sovelluksesta.

TOIMISTO- JA VIESTINTÄSOVELLUKSET

• Toimistosovellukset ja palvelut, joiden kautta mahdollisesti kanssasi viestimme  tuottaa Microsoft.
• Järjestelmiin ei tallenneta henkilötietoja kuin osoitetietona. Esimerkiksi lähettäessäsi meille sähköpostia, tallentuu järjestelmään nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Samoin tapahtuu, kun lähetämme sinulle sähköpostin, kalenterivarauksen tai vaikkapa Teams -kokouskutsun. Microsoft Forms -lomakkeilla tallennamme ne henkilötiedot, jotka olet itse esimerkiksi tapahtumailmoittautumisen yhteydessä antanut (yleensä mm. nimi, sähköpostiosoite ja esim. työrooli).
• Mihinkään järjestelmiin ei toimestamme koskaan tallenneta yksilön terveys- tai potilastietoa, eikä muuta henkilökohtaista arkaluonteista tietoa.
• Käyttämämme toimistosovellukset ja palvelut on suunniteltu tietoturvallisiksi (Privacy by design) ja tietoihin on rajattu pääsy. Kaikki sähköposti- ja kalenteritilit on suojattu vahvoin salasanakäytännöin, joiden vaihtaminen vaatii kaksiosaista tunnistautumista ja tileihin on pääsy vain asianomaisilla käyttäjillä.
• Palveluun liittyvät järjestelmät ja tietovarastot sijaitsevat EU:n tai ETA -valtioiden alueella Suomessa, Saksassa, Ranskassa, Alankomaissa, Itävallassa ja Irlannissa.
• Microsoft on sitoutunut noudattamaan eurooppalaisia tietosuojalakeja, kuten yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja tietosuojastandardeja, kuten kansainvälistä pilvitietosuojan ohjesääntöä: ISO/IEC 27018

Tuotamme erilaisia tapahtumia, joiden ilmoittautumisen yhteydessä voidaan mainita erikseen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta tai rajoituksista. Mikäli muuta ei ole mainittu, tietoja käytetään ainoastaan kyseisen palvelun tuottamiseen liittyen ja palvelun tarjoamiseksi tapahtumaan ilmoittautuneelle. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, jotka eivät osallistu tapahtuman tuottamiseen.

LASKUTUSJÄRJESTELMÄT JA KIRJANPITO

• Mikäli ACTPRO:lta hankittu palvelu tai tuote laskutetaan suoraan sinulta yksityishenkilönä, tai toimit yhteyshenkilönä laskutuksiin liittyvissä asioissa, tallennamme nimesi ja yhteystietosi laskutusjärjestelmäämme. Laskutositteet siirtyvät myös osaksi kirjanpitoa ja siten tietoja tulee säilyttää jopa 10 vuotta tapahtumavuodesta eteenpäin.

ACTPRO seuraa tietosuojaa koskevan lainsäädännön sekä viranomaisohjeiden muutoksia ja varaa oikeuden päivittää tätä selostetta.