Esihenkilö kuormittuneen tiimin johtajana – ACTPRO blogi

Ärtyneisyys, vetäytyminen, yksin suorittaminen, tehottomuus, virheet, tempoilu ja ilottomuus – uhkakuvia tiimistä, jossa kuormitus ohjaa tekemistä tavoitteen sijaan.
Haastavassa tilanteessa jokaisen käyttäytymisellä on merkitystä sille, kuinka kuormituksesta selviydytään. Esihenkilö ei ole yksin vastuussa järkevien työtapojen noudattamisesta ja yhteistyön sujuvuudesta. Hänellä on kuitenkin keskeinen rooli tilanteen jäsentäjänä ja ohjaajana.

”En mä viitsi sitä häiritä, kun se on niin kuormittunut itsekin”.

Tämä lause on tuttu valmennuksista, kun kysytään, oletko puhunut omasta kuormitustilanteesta esihenkilösi kanssa.
Esihenkilön oma hyvinvointi on avainasemassa kuormittuneen organisaation johtamisessa. Heikot voimavarat johtavat siihen, että johtamistapa kuormittaa entisestään tiimiä tai sitten tiimiläiset suojelevat esimiestään jättäen kertomatta olennaisia asioita. Uhkana molemmissa tapauksissa on, että lopputuloksena on omasta toiminnasta aiheutuva turha kuormituksen kasvaminen.

”Anteeks tyhmä kysymys, mutta siis mistä sä oikein puhut….?”

Esihenkilön voimavaroja ovat energian lisäksi tiedot ja taidot. Kuormitustilanteissa tietoja ja taitoja tarvitaan erityisesti kognitiivisista taidoista eli tiedonkäsittelyn ymmärtämisestä. Vahvalla ja pitkäkestoisella kuormituksella on negatiivisia vaikutuksia mm. työmuistiin, päättelykykyyn, keskittymiseen, tarkkaavaisuuteen ja kykyyn erottaa olennainen epäolennaisesta.

Huonolla viestinnällä voimme lisätä toistemme kuormitusta täysin turhalla tavalla. Selkokieli on kielen muoto, joka on sanastoltaan ja rakenteeltaan yleiskieltä ymmärrettävämpää. Se tarjoaa kuormitustilanteisiin erinomaisia ohjeita siihen, kuinka viesti tulee esittää niin palavereissa kuin kirjallisissa viesteissä siten, että vastaanottajan on se mahdollisimman vaivatonta ja helppoa ymmärtää. Jos itse haluan viestin vastaanottajalta vastauksen nopeasti, saan sen parhaiten silloin, kun muotoilen asian ja kysymyksen selkeästi. Oma kiire ja tehokkuuden tavoittelu ohjaa meitä usein viestimään ajatuksella ”kyllä jokainen osaa sieltä kaivaa olennaisen”. Käytäntö kuitenkin osoittaa, että näihin viesteihin ei tule tyhjentävää vastausta tai rakentavia ideoita, ainakaan nopeasti.

”Jokainen täällä on varmasti todella väsynyt.”

Viestintä on täynnä suggestioita. Suggestio on puhetta tai jotain muuta viestintää, jonka tarkoituksena on saada henkilö kokemaan asioita tai toimimaan tietyllä tavalla. Mitä kuormittuneempi henkilö on sitä vahvemmin erityisesti negatiiviset suggestiot uppoavat ja vaikuttavat häneen.
Esihenkilöllä on usein hyvä tarkoitus osoittaa ymmärtävänsä tilanteen tiimiläisten kannalta todetessaan esimerkiksi, että ”jokainen täällä on varmasti väsynyt”. Tuo lause itsessään on kuitenkin jo vahva suggestio ja sen voisi sanoa toisin esimerkiksi lauseella ”tämä tilanne herättää varmasti monenlaisia tunteita”.
Esihenkilön viestintätaidoilla on iso merkitys kuormittuneen tilanteen hallinnassa. Jäsentymätön viestintä ja negatiiviset suggestiot lisäävät kuormitusta. Ympyrä palaa tässä myös esihenkilön omaan hyvinvointiin; jäsentyneen viestinnän takana on jäsentynyt ajattelu.

”Onks tässä enää mitään järkee…? – Esihenkilö kuormittuneen tiimin johtajana.”

Motivaation johtaminen on taito, jota esimieheltä tarvitaan erityisesti kuormittavassa tilanteessa. Keskeinen motivaation rakennuspalikka on pystyvyyden tunne eli usko siihen, että tavoite on saavutettavissa. Esihenkilöllä on tärkeä tehtävä olla tietoinen tiimin pystyvyyden tunteesta ja ylläpitää avointa keskustelua niistä aiheista, jotka haastavassa tilanteessa heikentävät uskoa omaan pystyvyyteen.

Yhtä lailla palautteen antamisen tärkeys korostuu ohjauksen muotona haastavissa tilanteissa. Lyhyen aikavälin tavoitteilla puolestaan ohjataan fokus oikeanlaiseen tekemiseen. Päiväkohtaiset tavoitteet tukevat tunnetta onnistumisesta ja hallinnasta. Kun fokus on vahvasti tekemisessä ja tässä hetkessä, on hyvä välillä myös nostaa katsetta työstä ja muistuttaa, mikä oli tavoitteen merkitys. Miksi tätä oikeasti tehdään ja mikä järki tässä on.

”Kun mieli käskee juosta, pitäisikin pysähtyä.”

Arjen tekemisen järkeistämisellä on suuri merkitys hallinnan tunteen saavuttamiseen kuormittavissa tilanteissa. Silloin kun mieli käske juosta, pitäisikin pysähtyä. Pysähtyä ja suunnitella – toimia harkiten. Esimiehellä on keskeinen rooli näissä hetkissä jäsentää, rauhoittaa, rajata ja ylläpitää merkityksellisyyttä. Yksi keskeisimpiä asioita tiimin johtamisessa haasteellisissa tilanteissa on se, että esimies oikeasti sisäistää tärkeän roolinsa tiimin työn mahdollistajana. Usein juurikin niinä päivinä, jolloin esihenkilö ajattelee, ettei ole ehtinyt tehdä mitään järkevää, hän onkin tehnyt mitä parasta esihenkilötyötä olemalla tavoitettavissa ja luomalla rauhan ja raamit toisille onnistua työssään.